Verwerkers­overeenkomst

• Jij bent de gebruiker van MakkelijkFactuur en de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je klanten.
• Wij zijn MakkelijkFactuur, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98033808, en de verwerker.

Deze overeenkomst hoort bij de voorwaarden en geldt zodra je een account aanmaakt. Spreken de voorwaarden en deze overeenkomst elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.

Wij verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren: facturen maken, bewaren en tonen, klanten beheren, uren bijhouden, overzichten maken (zoals btw en uren) en controleren of een btw-nummer geldig is. Wij gebruiken de gegevens nooit voor eigen doelen, verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame.

Wij volgen alleen jouw instructies, zoals die blijken uit hoe je de app gebruikt. Vind je dat een instructie in strijd is met de privacywet (AVG), dan laten wij je dat weten.

De verwerking duurt zolang je een account hebt, plus de periode uit artikel 9.

Het gaat om gegevens van jouw klanten en hun contactpersonen:

• naam, bedrijfsnaam en adres;
• e-mailadres en telefoonnummer, als je die invult;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• wat je aan hen factureert: omschrijvingen, bedragen, datums, betaalstatus en herinneringen;
• uren die je voor hen registreert, met omschrijving.

Je klanten kunnen ook eenmanszaken of particulieren zijn; dan zijn dit persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) en BSN's horen niet in MakkelijkFactuur. Zet ze er niet in, ook niet in een omschrijving.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• alle verbindingen zijn versleuteld (https met HSTS);
• de database staat in de EU en is versleuteld opgeslagen;
• elke gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens; dat wordt in de database zelf afgedwongen (row level security), niet alleen in de app;
• verstuurde facturen kunnen niet meer stilletjes worden aangepast;
• alleen de maker van MakkelijkFactuur heeft beheerderstoegang;
• er worden back-ups gemaakt [CONTROLEREN: welke back-ups je Supabase-abonnement maakt].

Wij houden deze maatregelen bij en passen ze aan als de techniek of de risico's veranderen.

Iedereen die namens ons toegang heeft tot de gegevens, is verplicht ze geheim te houden. Wij kijken alleen in je gegevens als dat nodig is: om een storing op te lossen, als jij ons daarom vraagt, of als de wet ons daartoe verplicht.

Voor een deel van het werk schakelen wij andere bedrijven in. Met hen hebben wij afspraken die minstens zo streng zijn als deze overeenkomst. Je geeft toestemming voor deze subverwerkers:

Waar gegevens buiten de EU kunnen komen, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Controleer je in de app een btw-nummer, dan sturen wij dat nummer naar VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Dat is een overheidsdienst en geen subverwerker.

Komt er een subverwerker bij of verandert er een, dan laten wij je dat minstens 30 dagen van tevoren weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je kosteloos opzeggen.

Ontdekken wij een beveiligingsincident waarbij gegevens van jouw klanten betrokken (kunnen) zijn, dan laten wij je dat zonder onnodige vertraging weten, en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij het ontdekt hebben. Wij vertellen je dan wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat wij eraan doen.

Jij beslist of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan je klanten. Wij helpen je daarbij met alle informatie die wij hebben.

Je klanten hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens. Die verzoeken handel jij af; in de app kun je klantgegevens zelf inzien, aanpassen en verwijderen. Lukt iets niet zelf, dan helpen wij je. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het direct naar jou door.

Let op: facturen die je hebt verstuurd, moet je volgens de belastingwet 7 jaar bewaren. Die kunnen daarom niet worden verwijderd zolang je account bestaat.

Je kunt al je gegevens op elk moment downloaden. Zeg je je account op, dan verwijderen wij al je gegevens, inclusief de gegevens van je klanten, binnen 30 dagen. Back-ups worden binnen [AANTAL] dagen daarna overschreven. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie; download je facturen dus voordat je opzegt.

Wij geven je op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat wij ons aan deze overeenkomst houden. Voor de aansprakelijkheid geldt wat in de voorwaarden staat.

Vragen over deze overeenkomst of over je gegevens? Mail naar hallo@makkelijkfactuur.nl. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.